¶ Popis modulu smluv
Modul Evidence smluv slouží k jednoduché správě záznamů smluv a souvisejících informací. Karta smlouvy je koncipována tak, aby nesla základní informace o smlouvě – čísle, kontaktu, vztahu, typu a druhu. Ke smlouvě lze přidat vazbu na objednávku, případně projekt. Součástí je možnost zapsat textové poznámky a připojit přílohy.
¶ Nastavení
V rámci konfigurace je třeba pouze nastavit číselnou řadu smluv. To se provádí v Nastavení došlých dokladů v poli:
- Čísla smluv – zde je třeba vyplnit číselnou řadu, bez nastavení nelze zakládat smlouvy. Může jít o jednu výchozí nebo ruční číselnou řadu, případně více číselných řad propojených přes Vztah na výchozí číselné řadě. Kód vybrané řady se na smlouvě ukládá v poli Číselná řada.
IMAGE Contracts_setup_CZ/EN
¶ Karta smlouvy
Karta se dělí na tři záložky:
Obecné– obsahuje základní informace o smlouvěData a částky– umožňuje evidovat data platnosti smlouvy a měnu a částky smlouvyPoznámky– jedná se o řádky poznámek
¶ Záložka Obecné
- Číslo – zobrazuje přiřazené číslo dle číselné řady, jedná se o primární klíč tabulky. Při vytvoření nové smlouvy uživatel vybírá z jedné nebo více číselných řad, případně číslo zadává ručně, pokud se jedná o ruční číselnou řadu.
- Číselná řada – zde se ukládá kód vybrané číselné řady, pole není zobrazeno na kartě ani v přehledu
- Popis – slouží pro zadání popisu nebo „názvu“ smlouvy. Maximální možná délka textu je 100 znaků.
- Popis 2 – je určen k zadání případného dodatečného popisu, pole se na záložce zobrazuje až při volbě
Zobrazit více. Maximální možná délka textu je 100 znaků. - Typ smlouvy – hodnota pole určuje charakter smlouvy, uživatel vybírá z přednastavených hodnot:
--Smlouva– jde o regulérní plnohodnotnou smlouvu, jedná se o výchozí hodnotu.
--Dodatek– dodatek k existující smlouvě. V tomto kontextu je vhodné použít pole Číslo původní smlouvy, kterým se vytvoří vazba na původní doklad.
--Příloha– příloha k existující smlouvě. V tomto kontextu je vhodné použít pole Číslo původní smlouvy, kterým se vytvoří vazba na původní doklad. - Druh smlouvy – z přednastavených hodnot pole je možno vybrat jednu z následujících možností:
--Prázdná hodnota– jedná se o výchozí hodnotu
--SoD– smlouva o dílo
--KS– kupní smlouva
--Mandátní– mandátní nebo příkazní smlouva
--Sml. o sml. budoucí– smlouva o smlouvě budoucí
--Sml. o sdružení– smlouva o sdružení
--Jiná– vyjadřuje jiný, v předchozím výčtu neuvedený druh smlouvy - Vztah – určuje vztah smlouvy vůči kontaktu uvedeném na smlouvě z pohledu zákazníka (odběratele) nebo dodavatele.
--Zákazník– výchozí hodnota, kontakt je "naším" zákazníkem
--Dodavatel– kontakt je "naším" dodavatelem
--Jiný– jinak specifikovaný vztah ke kontaktu - Číslo společnosti – určuje
číslo kontaktu – společnosti, se kterou je daná smlouva řešena. S výběrem čísla společnosti se do Karty smlouvy přenáší Kód měny a Odpovědná osoba. - Název společnosti – kalkuluje se z kontaktu na základě Čísla společnosti
- Číslo kontaktu – určuje
číslo kontaktu – osoby, se kterou je daná smlouva řešena, na výběr je z osob filtrovaných dle Čísla společnosti. Pole se na záložce zobrazuje při volběZobrazit více. - Jméno kontaktu – kalkuluje se z kontaktu na základě Čísla kontaktu. Pole se na záložce zobrazuje při volbě
Zobrazit více. - Odpovědná osoba – pole umožňuje zadat odpovědnou osobu za danou smlouvy z přehledu Prodejců/nákupčích. Hodnota pole je plněna z kontaktu.
- Název odpovědná osoby – kalkuluje se na základě hodnoty pole Odpovědná osoba z názvu příslušného prodejce/nákupčího
- Číslo externího dokladu – slouží pro zadání externího čísla dokladu zákazníka nebo dodavatele
- Číslo původní smlouvy – určuje původní smlouvu, ke které se aktuální smlouva vztahuje. Jde o nepovinné pole.
- Uzavřeno – pole slouží k označení smlouvy jako uzavřené
- Číslo objednávky – umožňuje nastavit jednoduchou vazbu do prodejních nebo nákupních objednávek dle hodnoty v poli Vztah:
--Vztah = Zákazník– v poli je možno vybrat zPřehledu prodejních objednávek
--Vztah = Dodavatel– v poli je možno vybrat zPřehledu nákupních objednávek
--Vztah = jiný– pole je ručně editovatelné bez vazby do dalšího přehledu - Číslo projektu – umožňuje přes přehled projektů zadat vazbu na existující projekt
¶ Záložka Data a částky
- Datum smlouvy – vyjadřuje základní datumový údaj o počátku smlouvy. Pole se také používá pro dohledání směnného kurzu pro přepočty částek mezi LM a CM.
- Datum platnosti – hodnota pole určuje konec platnosti smlouvy
- Počáteční datum – vyjadřuje počáteční datum "akce", ke které se smlouva vztahuje
- Koncové datum – vyjadřuje koncové datum "akce", ke které se smlouva vztahuje
- Kód měny – slouží k zadání cizí měny, ve které se pak zobrazují hodnoty polí Částka bez DPH a Částka včetně DPH. Dotahuje se z kontaktu – společnosti.
- Částka bez DPH – určuje částku bez DPH v měně smlouvy
- Částka bez DPH (LM) – určuje částku smlouvy bez DPH v lokální měně (LM)
- Částka včetně DPH – určuje částku včetně DPH v měně smlouvy
- Částka včetně DPH (LM) – určuje částku smlouvy včetně DPH v lokální měně (LM)
- Penále % – pole lze použít pro případné zadání procenta penále. Hodnota nemá žádnou další vazbu, je jen informativní.
Částky na smlouvě lze evidovat v lokální měně (LM) i cizí měně (CM). Kód měny se do smlouvy dotahuje z kontaktu – společnosti, při změně se zobrazí dotaz: „Chcete aktualizovat měnu smlouvy měnou z právě vkládaného kontaktu?“.
Pokud se na smlouvě pracuje s cizí měnou, systém uživateli navrhne přepočet z CM na LM na základě Kódu měny a Data smlouvy a k němu dohledanému poslednímu směnnému kurzu. Uživatel může zapisovanou částku vždy ručně upravit. Systém pracuje s logikou zachování částky v polích v cizí měně (CM).
V případě, že je na aktuální smlouvě změněn Kód měny a částky jsou nenulové, uživatel je upozorněn: „Pole částek v lokální měně budou přepočítána dle aktuálně nalezeného směnného kurzu. Následně prosím proveďte kontrolu.“. Ruční změna data na přepočet částek již nemá vliv.
Pokud je na smlouvě změněna některá z částek v cizí měně, systém uživatele upozorní: „Částka v lokální měně bude změněna na základě dohledaného směnného kurzu. Chcete pokračovat?“. Totéž platí i pro lokální měnu: „Částka v cizí měně bude změněna na základě dohledaného směnného kurzu. Chcete pokračovat?“. V případě, že kód měny je prázdný (tj. smlouva je v lokální měně), systém hlášky nezobrazuje.
¶ Záložka Poznámky
Součástí smlouvy je možno číst, vkládat a upravovat řádkové poznámky. Aby práce s nimi byla pohodlnější, je možno využít Editor řádků poznámek, který umožňuje zapisovat text běžným způsobem bez nutnosti se přizpůsobovat maximální délce řádku poznámky (jde o text 80 znaků). Po zavření editoru systém sám text rozdělí. Systém akceptuje konce odstavců.
¶ Ribbon
V ribbonu Karty smlouvy jsou k dispozici tyto volby:
Kontakt - společnost- zobrazí související kontakt - společnostKontakt - osoba- zobrazí související kontakt - osobuObjednávka- dle vztahu zobrazí prodejní nebo nákupní objednávkuPůvodní smlouva- zobrazí doklad smlouvy dle hodnoty vyplněné v poli Číslo původní smlouvy- Svázané smlouvy - zobrazí přehled smluv filtrovaný dle Čísla smlouvy na základě Číslo původní smlouvy
- Projekt - zobrazí Kartu projektu
¶ Factboxy
Ve factboxu je možno využít:
PřílohyOdkazyaOznámení
¶ Přehled smluv
Ribbon přehledu smluv vychází z karty, navíc obsahuje možnost editovat poznámku smlouvy.
Ve výchozím stavu jsou ve sloupcích zobrazena tato pole:
- Číslo
- Číslo externího dokladu
- Datum smlouvy
- Popis
- Typ smlouvy
- Vztah
- Číslo společnosti
- Název společnosti
- Druh smlouvy
- Kód měny
- Částka bez DPH
- Částka včetně DPH
- Datum platnosti
- Počáteční datum
- Koncové datum
- Číslo projektu
- Uzavřeno
- Číslo kontaktu - ve výchozím stavu není zobrazeno
- Jméno kontaktu - ve výchozím stavu není zobrazeno
- Částka bez DPH (LM) - ve výchozím stavu není zobrazeno
- Částka včetně DPH (LM) - ve výchozím stavu není zobrazeno
- Popis 2 - ve výchozím stavu není zobrazeno
