¶ InterCompany - rozšíření funkcionality
¶ 1.1 Vnitropodnikové nastavení (Centrála)
Ve Vnitropodnikovém nastavení je důležité mít nastavené:
- Kód vnitropodnikového partnera – je jedinečný identifikátor, podle kterého BC pozná, mezi kterými dvěma společnostmi má automaticky posílat, přijímat a párovat IC dokumenty.
- Typ doručené pošty VP – určuje, odkud BC načítá IC dokumenty, aby je mohl automaticky zpracovat a importovat (např. systémová doručená pošta, souborová složka nebo e‑mailové schránky).
- Partner pro synchronizaci – je společnost, se kterou BC automaticky sdílí a aktualizuje data, takže změny v jedné firmě se promítnou i k definovanému partnerskému subjekt.
- Podrobnosti doručené pošty VP – poskytují přehled přijatých IC dokumentů, které může uživatel ručně zkontrolovat, upravit, přijmout nebo odmítnout, a slouží tak jako centrální místo pro řešení chyb a manuální zpracování transakcí.
- Automaticky odesílání transakcí – určuje, zda BC po vytvoření či změně vnitropodnikového dokumentu sám odešle tento dokument partnerské společnosti bez nutnosti ručního zásahu.
- Oznámení transakcí – určují, zda systém automaticky informuje partnerskou společnost o nových či upravených IC dokumentech, aby je mohla rychle zpracovat.
- Výchozí šablona vnitropodnikového finančního deníku – určuje, do které šablony účetního deníku BC automaticky ukládá přijaté IC finanční transakce, aby jejich zpracování bylo jednotné a bez nutnosti ruční volby typu deníku.
- Výchozí list vnitropodnikového finančního deníku – určuje konkrétní list, do kterého BC automaticky ukládá přijaté IC finanční transakce, aby nebylo nutné tento list vybírat ručně.
Z hlediska automatizace IC je důležité mít:
- Kód vnitropodnikového partnera pro automatizaci – určuje společnost, se kterou BC automaticky zpracovává IC dokumenty, aby mohl bez ruční práce přijímat, párovat či vytvářet odpovídající doklady.
- Vytvořit vnitropodnikovou prodejní objednávku – určuje, zda má BC po přijetí odpovídajícího IC dokumentu automaticky založit prodejní objednávku bez potřeby ručního zásahu.
- Odstranit vnitropodnikové objednávky – určuje, zda má BC automaticky smazat odpovídající IC objednávky v partnerské společnosti, pokud je původní doklad zrušen nebo odstraněn.
¶ 1.2 Vnitropodnikové nastavení (Pobočka)
¶ 1.3 Vnitropodnikový partner (Centrála)
Obecné:
- Typ přenosu – určuje, jakým způsobem BC mezi společnostmi předává vnitropodnikové dokumenty – zda přímo v systému, soubory nebo e mailem – aby byl zajištěn plynulý a správně automatizovaný tok IC dokladů.
- Název společnosti – určuje partnerskou IC společnost v BC, přičemž musí přesně odpovídat jejímu skutečnému názvu, aby byly IC dokumenty správně směrovány a zpracovány.
- Kód – je jedinečný identifikátor vnitropodnikového partnera, který jednoznačně určuje partnerskou společnost pro veškeré IC procesy, včetně odesílání, přijímání, párování a automatického zpracování dokumentů.
- Název – je popisné označení vnitropodnikového partnera, které slouží pouze k jeho snadné identifikaci v systému a zobrazuje se ve všech souvisejících IC dokumentech a seznamech.
- Kód země/oblasti – určuje stát nebo region vnitropodnikového partnera podle standardizovaného označení a slouží zejména k doplnění adresních údajů pro tisk a reporty.
- Kód měny – určuje měnu, která se automaticky používá na všech IC dokladech s daným partnerem, aby bylo zajištěno správné přepočítání a účtování.
- Auto.Příjmout transakce – určuje, zda BC automaticky přijme přijaté IC dokumenty a okamžitě z nich vytvoří odpovídající doklady bez ručního zásahu.
- Uzavřeno – označuje vnitropodnikového partnera jako neaktivního, takže s ním nelze provádět žádné IC transakce, a slouží k dočasnému či trvalému pozastavení IC komunikace bez nutnosti partnera mazat.
- Typ výměny dat – určuje technický formát a způsob, jakým BC vyměňuje IC dokumenty s partnerem, a musí odpovídat nastavení na druhé straně, aby přenos a automatické zpracování probíhalo bez chyb.
Prodejní transakce:
- Číslo zákazníka – určuje zákaznickou kartu, na kterou BC automaticky vytváří IC prodejní doklady vzniklé z přijatých IC transakcí.
- Účet pohledávek – určuje účet hlavní knihy, na který se účtují vnitropodnikové prodejní transakce vůči tomuto partnerovi, aby byla zajištěna samostatná evidence IC pohledávek.
- Typ výstupu čísla pole prodeje – určuje, jaký zdroj čísla dokladu BC použije při odesílání IC prodejních dokumentů, aby bylo možné správně spárovat doklady mezi společnostmi.
Nákupní transakce:
- Číslo dodavatele - určuje dodavatelskou kartu, kterou BC používá k automatickému vytváření nákupních IC dokladů, a proto musí být vyplněno platným dodavatelem.
- Účet pohledávek – určuje účet hlavní knihy, na který se účtují pohledávky z vnitropodnikových prodejních dokladů, aby byla zajištěna jejich oddělená evidence a správné zaúčtování IC faktur.
- Typ výstupu čísla pole nákupu – určuje zdroj čísla dokladu, který BC použije při odesílání IC nákupních dokumentů, aby bylo možné správně spárovat doklady mezi společnostmi.
- Rozdělení nákladů v LM – určuje, jak BC alokuje náklady z vnitropodnikových transakcí v místní měně na správné účty či dimenze.
IC Automation:
- Název společnosti – určuje partnerskou IC společnost v BC, přičemž musí přesně odpovídat jejímu skutečnému názvu, aby byly IC dokumenty správně směrovány a zpracovány.
- ID uživatele vnitropodnikové fronty úloh – určuje, pod kterým uživatelem BC spouští automatické IC procesy ve frontě úloh, takže tento uživatel musí mít potřebná oprávnění.
- Počáteční stav položky fronty úloh – určuje, zda bude nově vytvořená IC úloha ve frontě úloh ihned aktivní, nebo pozastavená, což umožňuje kontrolovat spuštění automatických IC procesů.
- Kód kategorie fronty úloh – určuje kategorii, do které bude zařazena automatická IC úloha, aby bylo možné úlohy ve frontě lépe organizovat, filtrovat a oddělit od ostatních procesů.
- Číselná řada nákupních objednávek – určuje číselnou řadu, kterou BC používá pro automatické vytváření vnitropodnikových nákupních objednávek, aby měly konzistentní a oddělené číslování.
- Číselná řada nákupních faktur – určuje číselnou řadu, kterou BC používá pro automatické vytváření vnitropodnikových přijatých faktur, aby měly konzistentní a oddělené číslování.
- Číselná řada prodejních objednávek – určuje číselnou řadu, kterou BC používá pro automatické vytváření vnitropodnikových prodejních objednávek, aby měly konzistentní a oddělené číslování.
- Přenést zaúčtované dodávky – určuje, zda BC v rámci IC komunikace odesílá i informace o zaúčtovaných dodávkách, aby byly skladové pohyby obou společností synchronizované.
¶ 1.4 Vnitropodnikový partner (Pobočka)
¶ 1.5 Odeslání nákupní objednávky (Pobočka)
Nákupní objednávku standartně vyplníme dle požadovaných hodnot, důležité je pole Název dodavatele, kdy musíme uvést dodavatele pro kterého máme nastaveno IC. Následně můžeme kliknout na pole Odeslat vnitropodnikovou nákupní objednávku.
Následně vyskočí hláška o vytvoření dokladu jako vnitropodniková transakce, kdy uživatel musí následně přejít na Vnitropodnikovou poštu k odeslání.
Poté v oblasti Akce kliknout na Odeslat vnitropodnikovému partnerovi, kdy na řádku v poli Akce řádku se změní stav z Žádná akce na Odeslat vnitropodnikovému partnerovi. Následně je možné kliknout na Provést akce řádku kdy se odešle do Centrály.
¶ 1.6 Příjem a zpracování prodejní objednávky (Pobočka)
V centrále přejdeme na Transakce vnitropodnikové doručené pošty, následně v oblasti Akce klikneme na Přijmout (NSS IC) a tudíž se změní stav v poli Akce řádku z Žádná akce na Přijmout. Následně můžeme v oblasti Domovská stránka kliknout na Proveďte akce řádku (NSS IC).
Vyskočí dialogové okno, kde můžeme změnit zúčtovací datum nejprve musíme zakliknout zatržítko, že chceme změnit toto datum a následně v poli Zúčtovací datum uvést datum, který chceme.
Lze upravit i Číselná řada prodejní objednávky, která je primárně přednastavena z Vnitropodnikového partnera.
¶ 1.7 Příjem zboží (Pobočka)
Na straně centrály standartně vyexpedujeme zboží, z hlediska příjmu zboží na pobočce záleží, co máme nastavený na Centrále ve Vnitropodnikovém partnerovi v oblasti IC Automation (Počáteční stav položky fronty úloh). Existuje mnoho variant, které lze mít nastavené:
- Připraveno: Úloha je připravena ke spuštění při dalším plánovaném běhu fronty úloh.
- Zpracovává se: Úloha právě probíhá a systém aktivně vykonává danou IC operaci.
- Chyba: Úloha byla spuštěna, ale selhala a je potřeba ruční zásah k nápravě.
- Pozastaveno: Úloha je ručně pozastavena a nebude se spouštět, dokud není znovu aktivována.
- Dokončeno: Úloha proběhla úspěšně až do konce a nemá naplánované další spuštění.
- Pozastaveno při vypršení nečinnosti: Úloha byla systémem automaticky pozastavena, protože přestala reagovat nebo přesáhla časový limit.
- Čeká: Úloha čeká na dostupnost systému, uvolnění fronty nebo na splnění podmínek pro spuštění.
¶ 1.7.1 Nastavení fronty úloh
Ve Vnitropodnikovém partnerovi v oblasti IC Automation (Kód kategorie fronty úloh) je důležité mít nastavené Kategorii fronty úloh. Kód kategorie fronty úloh slouží k přiřazení automatických vnitropodnikových procesů do konkrétní kategorie fronty úloh, aby bylo možné IC úlohy jednoduše organizovat, filtrovat a spravovat. Kategorie pomáhá odlišit IC automatizační úlohy od ostatních procesů v systému a zajišťuje jejich přehledné oddělení ve frontě úloh.
¶ 1.8 Přímá dodávka
Přímá dodávka znamená, že pobočka objedná zboží od centrály, ale zboží není skladováno na pobočce – centrála jej pošle přímo zákazníkovi pobočky.
¶ 1.8.1 Přímá dodávka - z pohledu pobočky
Na pobočce se vytvoří prodejní objednávka, která je přímá dodávka, z níž vznikne IC nákupní objednávka směrem k centrále; zboží je dodáno přímo zákazníkovi a pobočka pouze obdrží IC fakturu bez jakýchkoli skladových pohybů. Proces je popsán v následujících bodech:
- Pobočka vytvoří prodejní objednávku zákazníkovi. Důležité je mí v řádcích zaškrtnuté, že se jedná o Přímou dodávku.
- Následně na PO kliknout v oblasti Akce > IC funkce (NSS IC) > Odeslat vnitropodnikovou objednávku (NSS IC)
- Vytvoří se nákupní objednávka (v pobočce)
- Vytvoří se prodejní objednávka (v centrále)
- Pobočka: neprovádí příjem zboží, nenaskladňuje zboží a pouze čeká na fakturu od centrály.
- Po odeslání zboží zákazníkovi vystaví centrála IC fakturu, kterou pobočka v BC zaúčtuje jako náklad.
- Ve vnitropodnikovém partnerovi v oblasti Nákupní transakce mít zadané Číslo dodavatele.
¶ 1.8.2 Přímá dodávka - z pohledu centrály
Centrála automaticky přijme tuto IC objednávku jako IC prodejní objednávku. Centrála:
- zboží vyskladní ze svého skladu,
- zaúčtuje dodávku přímo zákazníkovi pobočky (adresa dodání z pobočky).
- Centrála vystaví prodejní fakturu pobočce (vytvoří IC prodejní fakturu).
- Pobočka si následně udělá vlastní fakturaci na zákazníka.
- Centrála fyzicky dodává zboží zákazníkovi (ne pobočce).
- Vede standardní skladové doklady – výdej, dodávky, fakturace.
- Celá logistika zůstává na centrále.
- Pobočka je pro centrálu v IC vztahu vedena jako zákazník.
¶ 1.9 Fakturace
V rámci IC není možné zároveň Dodat a Fakturovat, důležité je prvně Dodat a následně poté Fakturovat.
¶ 1.9.1 Fakturace ze strany Centrály
Po dodání zboží je možné vytvořit fakturu přes Domovská stránka > Účtovat > Fakturovat, kdy se vytvoří Účtovaná prodejní faktura, a následně dojde k automatickému vytvoření řádku v Transakce vnitropodnikové pošty k odeslání. Přes Akce > Odeslat vnitropodnikovému partnerovi se změní stav z Žádná akce na Odeslat vnitropodnikovému partnerovi. Poté už jen stačí v oblasti Domovská stránka kliknout Provést akce na řádku.
¶ 1.9.2 Fakturace ze strany Pobčky
Na straně pobočky se automatiky vytvoří řádek v Transakce vnitropodnikové doručené pošty. Přes Akce > Přijmout (NSS IC) se změní stav v poli Akce na řádku z Žádná akce na Příjmout.
V oblasti Domovská stránka kliknou na pole Proveďte akce řádku (NSS IC), kdy je možné změnit Číselnou řadu faktury, jinak je nastavena výchozí z Vnitropodnikového nastavení.
Následně se vytvoří faktura v Nákupních fakturách a je provázaná s nákupní objednávku.